La gestion efficace des documents est essentielle pour maintenir l’ordre et la clarté dans les activités commerciales. Afin de répondre à cette nécessité, voici une suggestion de classeurs organisés pour une gestion optimale.
Classeurs suggérés
- ACOMPTES PROVISIONNELS* : pour centraliser tous les documents relatifs à vos acomptes provisionnels.
- APCHQ* : pour centraliser tous les documents relatifs à l’Association des professionnels de la construction et de l’habitation du Québec .
- AVANCES AUX ACTIONNAIRES* : pour centraliser tous les documents relatifs à vos avances aux actionnaires.
- COMMUNICATIONS GOUVERNEMENTALES* : pour centraliser tous les documents relatifs aux échanges avec les autorités gouvernementales.
- CONTRATS ET ENTENTES : pour regrouper tous les contrats, accords et engagements contractuels pertinents pour votre entreprise.
- DIVERS : pour les documents qui ne rentrent pas dans les autres catégories définies.
- DÉPENSES :
- Sous-dossier : Dépenses à traiter : pour les factures à traiter.
- Sous-dossier : Dépenses traitées : pour les factures déjà comptabilisées dans Quickbooks.
- Les classer par année fiscale.
- Sous-sous-dossier : Frais bureau à domicile.
- Les classer par année fiscale.
- IMPOTS CORPO* : pour regrouper vos documents en lien avec votre déclaration fiscale corporative.
- IMPOTS PERSO* : pour regrouper vos documents en lien avec votre déclaration fiscale personnelle.
- Sous-dossier : Les classer par année civile.
- Sous-sous-dossier : Frais médicaux.
- Sous-sous-dossier : Dons.
- Sous-dossier : Les classer par année civile.
- PAIES* : Pour vos documents en lien avec le traitement de vos paies.
- Sous-dossier : Rapports de retenues à la source (DAS) : pour les documents relatifs aux déclarations de retenues à la source.
- Sous-dossier : Fin d’année-T4, Relevés 1.
- PROCÉDURES : rassemblez ici vos instructions particulières à votre tenue de livres afin d’être en mesure de déléguer facilement en cas de besoin.
- QUESTIONS : pour les documents soulevant des questions.
- RAPPORTS DE TPS/TVQ* : pour les documents relatifs aux rapports de TPS/TVQ.
- Sous-dossier : Les classer par année civile.
- RELEVÉS BANCAIRES : pour vos relevés bancaires.
- Sous-dossier : Les classer par comptes bancaires, puis, par année fiscale.
- RELEVÉS/CESSATIONS D’EMPLOI* : pour regrouper vos cessations d’emploi.
- REVENUS : pour vos relevés bancaires.
- Sous-dossier : Revenus à traiter : pour les revenus à traiter.
- Sous-dossier : Revenus traités : pour les revenus déjà comptabilisés dans Quickbooks.
- Les classer par année fiscale.
*Ces dossiers sont optionnels, si vous n’utilisez pas certains dossiers proposés, vous pouvez les ignorer afin d’éviter une création inutile.
Pour une meilleure clarté et une organisation optimale, nous recommandons que les titres des dossiers soient inscrits en majuscules et les sous-dossiers en minuscules, afin de faciliter le repérage et la gestion efficace des documents.
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Et pour faciliter vos calculs financiers, vous pouvez utiliser les calculatrices financières.
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