Pourquoi je devrais-je automatiser ma comptabilité ?
Tout simplement car certaines tâches sont répétitives et peuvent être automatisées, vous laissant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur d’autres aspects de votre entreprise. L’automatisation permet d’éviter les tâches routinières qui pourraient être gérées facilement par un logiciel comptable ou d’autres outils. Vous pourrez ainsi optimiser votre temps passé en comptabilité. Si vous envisagez d’accroître votre chiffre d’affaires, il est crucial de mettre en place de tels processus d’automatisation pour éviter une augmentation significative des frais comptables.
Mais quand est-il opportun d’automatiser ?
Lorsque votre équipe compte une ou deux personnes, c’est le bon moment pour intégrer ces solutions. Vous pourrez ainsi vous développer plus facilement. L’automatisation est plus aisée à mettre en place lorsque vous avez 10 transactions qu’avec 1000 à valider.
Comment automatiser?
Si vous êtes un travailleur autonome ou une PME, souhaitant simplifier votre vie au quotidien, voici les étapes essentielles pour automatiser ta comptabilité :
- Évaluez et choisissez le bon système comptable adapté à vos besoins.
- Connectez votre compte bancaire à votre logiciel comptable pour importer automatiquement les transactions.
- Connectez vos autres logiciels de traitement de données financières, tels que le logiciel de gestion des paiements par terminal Interac, le logiciel de gestion des paiements électroniques, le système d’enregistrement des heures travaillées ou de traitement des tâches, etc.
- Facturez directement dans votre système comptable. En facturant rapidement, vous recevrez plus rapidement les paiements et pourrez suivre aisément vos comptes clients. Cela vous permettra également de repérer automatiquement les factures accusant un retard de paiement.
Quel logiciel comptable choisir?
Une fois que vous aurez décidé de passer à un logiciel comptable, vous devrez choisir celui qui vous convient le mieux. Il existe de nombreuses solutions disponibles, et notre guide peut vous aider à comparer les différentes caractéristiques proposées. Assurez vous que le logiciel que vous choisissez possède les caractéristiques suivantes :
- Il est sur le « Cloud », mis à jour en temps réel, afin d’avoir accès à ses chiffres en tout temps, et non seulement une fois par mois lors de l’envoi des états financiers de ton comptable. »
- « Il offre un outil de traitement automatique des factures fournisseurs : prise d’image et traitement des factures envoyées par courriel. »
- « Il est adapté à votre type d’entreprise, par exemple, si vous exploitez un commerce de détail versus si vous achetez des feuilles de métal à pleine grandeur et que vous les découpez pour en faire des produits, vous n’aurez pas besoin du même logiciel de gestion de l’inventaire. »
- « Il est en mesure de se connecter avec vos autres plateformes de gestion de données financières. »
Le dernier critère de cette liste est très important. Vous devez vous assurer que votre logiciel peut se connecter avec tout ce que vous utilisez comme gestion de vos données financières. Par exemple, votre plateforme de gestion des paiements électroniques, votre plateforme de gestion de vos paiements par terminal Interac. Si vous avez un système d’enregistrement des heures travaillées ou de traitement des tâches, vérifiez qu’il est compatible avec votre logiciel comptable afin que les tâches réalisées se transposent automatiquement en facturation pour vos clients.
Si vous vous sentez perdu dans ce choix, vous pouvez toujours demander conseil à votre équipe comptable ou encore, en discuter avec des gens dans votre secteur d’activité.
Quoi automatiser si je veux aller plus loin?
Pour aller plus loin dans l’automatisation, voici les possibilités :
- Facturation : Mettez en place un système de comptabilisation des heures travaillées, connecté à votre logiciel comptable pour automatiser la facturation.
- Paiement par carte de crédit : Offre le paiement par carte de crédit directement sur les factures, avec un bouton cliquable menant à la carte de crédit. Les paiements seront automatiquement indexés dans le système comptable. Prévoyez des frais d’environ 3%.
- Plooto :
- Fonction : Automatise les tâches de paiements des comptes fournisseurs ou de réception des comptes clients.
- Procédure :
- Paie automatiquement les comptes fournisseurs en se connectant à votre institution financière et enregistre le paiement dans le logiciel comptable. Possibilité de mettre un niveau de signataire, c’est-à-dire, on peut émettre comme règle qu’en bas d’un certain montant, un seul signataire est nécessaire, alors qu’en haut du montant déterminé, deux signataires soient nécessaires.
- Collecte automatiquement les comptes clients et enregistre ces paiements dans le logiciel comptable.
- Avantages : Diminution du risque d’erreur et évite d’avoir à recopier manuellement de l’information.
- Dext : Logiciel de reconnaissance de caractères.
- Réceptionne les factures qui lui sont transférées par email ou par prise de photo et les envoie au système comptable.
- Il est même possible de donner ses login et mot de passe à Dext afin que Dext aille directement chercher, chaque mois, les factures dans votre compte fournisseur (utile pour les fournisseurs qui ne joignent pas leurs factures dans le courriel).
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